En appui de la directrice des affaires juridiques Groupe et des 3 autres collaborateurs du pôle corporate, l’assistant(e) juridique corporate a pour mission d’assurer le suivi administratif, les formalités liées à la vie sociale, l’organisation de la tenue des instances et le secrétariat juridique des structures du Groupe, ainsi que la gestion administrative du pôle. Il/elle participe ainsi à la préparation, à l'organisation et à l'archivage des opérations de gouvernance.

DESCRIPTION DES ACTIVITÉS :

Gestion de la vie sociale des structures du Groupe :

· Organiser les réunions des organes de gouvernance – comités, conseils d’administration et assemblées générales – notamment organisation des remontées d'informations, convocations, suivi et contrôle du quorum, réception des pouvoirs, création de sommaires interactifs, dossiers de réunions, logistique, gestion du répertoire TEAMS, préparation des plans de table, gestion des indemnités de présence et remboursement de frais, etc ;

· Assurer l'envoi et le suivi des invitations agenda relatives aux conseils d'administration et assemblées générales via Outlook ;

· Constitution et classement des dossiers de séance sur le serveur ;

· Rédiger et mettre en forme les documents juridiques de la vie courante des sociétés (convocations, pouvoirs, feuilles de présence, cadres de procès-verbaux, cessions de titres, conventions, etc.) ;

· Instruire et suivre les formalités juridiques et assurer le lien avec le formaliste ;

· Organiser la signature électronique des documents juridiques en garantissant le niveau de sécurité de la signature, la circulation des documents et sécuriser la conservation des actes juridiques signés ;

· Mettre à jour les registres légaux et bases de données juridiques relatives aux entités, à l’actionnariat (gestion des entrées et sorties), à la composition des instances, aux listes annuelles de mandats et fonctions, aux fiches sociétés, etc. ;

· Gérer les relations de premier niveau avec la direction générale, les administrateurs, les actionnaires et les interlocuteurs internes (cabinet de la direction générale, DSI, moyens généraux, …) et externes (CACS, prestataires, …) ;

· Assurer la tenue et l'archivage des dossiers sociaux ;

· Participer au suivi du portefeuille de marques ;

· Intervenir ponctuellement en matière d’assurances (ex : souscription de polices pour des évènements) ;

· Participer à l’animation de la communauté juridique corporate du groupe.

Assistanat :

· Rédiger des courriers et gérer le suivi des parapheurs/courriers ;

· Assurer l’accueil physique et téléphonique et la gestion du courrier de la direction ;

· Assurer la gestion et la validation des factures et des notes de frais ;

· Organiser les réunions (réservation de salles et de prestations) et les déplacements (planification et logistique, réservations) ;

· Gérer les commandes de documentation, de fournitures et de prestations accueil/repas lors des réunions ;

· Organiser et réaliser le classement et l’archivage (physique et numérique) des dossiers de la direction ;

· Etablir, mettre à jour et diffuser des présentations et supports Groupe (organigrammes, listings, plannings, supports de présentation, tableaux de reporting, questionnaires de satisfaction, etc.) ;

· Participer à l'amélioration des procédures internes ;

· Participer à la mise en œuvre de la dématérialisation de la documentation juridique et à la digitalisation des fonctions juridiques.

Ces missions ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins et nécessités de la direction des affaires juridiques.